Chi organizza chi organizza?

Organizzare un evento: dalle competenze individuali a un processo condiviso.
Il caso studio dell’Evento Nazionale APOI 2026.

Quest’anno, per la seconda volta, mi sono occupata dell’organizzazione dell’Evento nazionale di APOI (Associazione Professional Organizer Italia) e mi sono ritrovata a riflettere proprio su questo:
“Chi aiuta a organizzare chi conosce molto bene l’organizzazione?”

Questa riflessione mi ha riportato al mio mondo, quello degli eventi, quello in cui per oltre 20 ho organizzato e non solo…

Quando pensiamo a un evento, immaginiamo attività come:

• scegliere la location;
• definire il programma;
• coordinare gli interventi;
• organizzare gli spazi;
• gestire iscrizioni e materiali;
• comunicare le informazioni necessarie.

Certo sono tutte cose da fare ma quello che è importante tener presente è che dietro a ciascuna di queste attività ci sono persone, competenze e disponibilità da mettere in relazione, occorre quindi distribuire responsabilità, condividere informazioni e coordinare attività interdipendenti.

Quindi come tenere insieme tutto, valorizzando il contributo di ciascuno e facendo in modo che ogni parte trovi il proprio posto in un progetto condiviso?

Dalle attività al processo: una cosa tira l’altra!

Abbiamo detto che organizzare un evento non significa solo preparare una checklist e spuntare le attività completate.

Significa capire come sono collegate e quali conseguenze può avere ogni decisione sul resto del progetto.

Un esempio concreto riguarda il nostro evento.

Dovevamo confermare la sala per l’Open Day. Un’attività apparentemente semplice è rimasta in sospeso, condizionando il completamento del programma e l’invio della comunicazione.

Finché la conferma non è arrivata, alcune informazioni sono rimaste incerte e altre attività non potevano essere concluse.

Ecco il punto: un’attività in sospeso può bloccare un intero processo.

Una decisione tardiva, un’informazione mancante o una disponibilità da verificare possono influenzare il lavoro di più persone.

Per riuscirci serve una visione d’insieme del lavoro.

Osservare il proprio lavoro e comunicare

Per capire come procede un progetto, dobbiamo fermarci a osservare ciò che stiamo facendo, valutare se il metodo è funzionale e riconoscere quando cambiare approccio.

• Condividere informazioni
• Chiarire aspettative
• Segnalare difficoltà
• Confrontarsi sulle priorità

Nel nostro caso significava riconoscere quando un’attività era bloccata, capire quali altre ne dipendevano e riprendere il filo comunicando tempestivamente ciò che serviva per procedere.

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Come abbiamo organizzato l’organizzazione

Per affrontare un progetto articolato come l’Evento Nazionale APOI 2026, abbiamo lavorato su cinque passaggi chiave:

1. Raccogliere le informazioni e individuare le macroaree

Prima di distribuire i compiti, serviva una visione d’insieme: quali ambiti presidiare, quali attività svolgere e quali informazioni rendere disponibili?

2. Individuare le competenze utili

Abbiamo considerato ciò che le persone sanno fare e le disponibilità da mettere a disposizione del progetto.

3. Distribuire compiti e responsabilità

Le diverse aree sono state affidate ai gruppi dl lavoro e alle persone di riferimento in base alle rispettive competenze.

Il Comitato Tecnico Scientifico si è occupato degli aspetti legati alla formazione, il Gruppo di Lavoro Comunicazione presidia la comunicazione pubblica e gli eventi pubblici, il Gruppo Relazioni internazionali l’accoglienza di ospiti stranieri.

Il Gruppo di Lavoro Evento 2026 ha seguito logistica, location, ristorante, materiali e gadget, oltre alla relazione con i soci, al customer care e alla comunicazione interna.

4. Mantenere i collegamenti

Ogni gruppo ha potuto occuparsi del proprio ambito, restando connesso al progetto complessivo.

5. Monitorare e rivedere il processo

Quando un’attività si bloccava o una decisione aveva conseguenze su altre aree, il collegamento permetteva di intervenire e coordinare i passaggi successivi.

Gruppi autonomi, ma connessi

Individuate le responsabilità, ogni gruppo ha potuto lavorare in autonomia sul proprio ambito, all’interno di un quadro condiviso e mantenendo i collegamenti con il resto del progetto.

Per capire meglio questo meccanismo, mi viene in mente un meraviglioso cartone animato anni ’90 “Siamo fatti così”

Immaginiamo ogni gruppo di lavoro come una parte del corpo, con funzioni e competenze specifiche. Ogni parte svolge il proprio compito, ma per funzionare insieme alle altre deve scambiare informazioni e ricevere gli stimoli necessari.

Nel nostro modello organizzativo, il centro di connessione operativo svolgeva proprio questa funzione:

• raccogliere gli impulsi dalle diverse aree
• mettere in relazione le informazioni
• individuare le interdipendenze
• trasmettere ai gruppi ciò che serviva

La metafora ci aiuta a capire un aspetto fondamentale: non serve che tutti facciano tutto, né che ogni decisione passi continuamente da tutti.

Serve che ciascuno possa lavorare nel proprio ambito e che esistano canali capaci di tenere insieme il sistema.
È questo equilibrio tra autonomia e connessione a trasformare le competenze individuali in una risorsa collettiva.

Organizzare chi organizza: una competenza che fa la differenza

L’esperienza dell’Evento Nazionale APOI 2026 mi riporta alla domanda iniziale: chi organizza chi organizza?

La risposta, almeno per me, sta nel metodo, nella pratica e nella sperimentazione.

Concedersi il tempo per accorgersi di ciò che non funziona, cambiare strada e riprovare è fondamentale perché non è detto che il primo modo che scegliamo sia quello giusto. E va bene così.

Un gruppo di lavoro, come il sistema nervoso, impara attraverso la ripetizione: rinforza le connessioni utili, lascia andare quelle che non servono e costruisce, poco alla volta, un modo più efficace di funzionare.

Quindi:

• osservare il progetto nel suo insieme
• individuare attività e relazioni
• riconoscere le competenze disponibili
• distribuire le responsabilità
• costruire un sistema di comunicazione efficace
• verificare che il metodo stia funzionando
• correggere ciò che va rivisto

In sintesi, organizzare chi organizza significa:

vedere il sistema
collegare le persone
rendere possibile il lavoro
imparare strada facendo

È un lavoro che richiede capacità organizzative, flessibilità e attenzione alle relazioni. Richiede di passare dal dettaglio alla visione d’insieme e di tornare al dettaglio quando serve prendere una decisione concreta.

Come Professional Organizer, trovo che questa prospettiva sia importante anche nell’organizzazione degli eventi e il contributo di un Professional Organizer può andare oltre la gestione delle singole attività e aiutare a progettare il modo in cui le persone collaborano.

Se organizzi eventi o lavori in gruppo, prima della prossima checklist chiediti:

• quali attività dipendono l’una dall’altra?
• chi possiede le competenze necessarie?
• quale informazione manca per procedere?
• quale collegamento può aiutare il gruppo a non perdere la direzione?
• che cosa stiamo facendo solo perché lo abbiamo sempre fatto?
• che cosa, invece, vale la pena rinforzare?

A volte, per far funzionare meglio un progetto, serve organizzare meglio le connessioni e continuare a riprovare, finché quelle che servono diventano abbastanza forti da sostenere tutto il resto.