Per il secondo anno sto organizzando l’Evento nazionale insieme ad alcune colleghe dell’Associazione Nazionale Professional Organizers APOI, di cui faccio parte dal 2023 come Socia Senior Qualificata.
So cosa c’è dietro un evento di questo tipo. Programma, relatori, spazi, orari, materiali, fornitori, comunicazioni, persone da coordinare. Quando tutto funziona, chi partecipa vede una giornata che scorre. Dietro, invece, ci sono settimane di decisioni e incastri.
Quest’anno abbiamo deciso di aggiungere qualcosa al nostro modo abituale di organizzare.
Una lente neuroinclusiva.
Lo abbiamo fatto insieme a Federica, Barbara e Veronica di Mindiversity, partendo da alcune domande molto concrete: dove potrebbe essere difficile orientarsi? Dove stiamo chiedendo troppe cose contemporaneamente? Che cosa possiamo rendere più chiaro?
La domanda più interessante, però, è arrivata subito dopo:
bene, adesso cosa cambiamo davvero?
Perché una cosa è parlare di progettazione neuroinclusiva. Un’altra è avere un programma già costruito, delle scadenze, delle persone coinvolte e decisioni che non puoi semplicemente cancellare e rifare da capo.
Abbiamo quindi iniziato dal momento che viene molto prima dell’evento: la comunicazione.
A discapito del “copy”
Abbiamo rivisto le comunicazioni pre evento chiedendoci quali informazioni fossero davvero necessarie per permettere alle persone di arrivare preparate.
Abbiamo reso più evidenti orari, dress code, menu e modalità di partecipazione, insieme alla possibilità di comunicarci eventuali esigenze individuali.
La domanda era molto semplice:
“Se io non conosco questo evento, che cosa vorrei sapere prima di arrivare?”
Questo ci ha portato a cambiare anche il modo di scrivere alcune informazioni con meno attenzione alla frase perfetta e più attenzione alla possibilità di capire rapidamente cosa serve sapere.
Abbiamo cambiato i titoli delle formazioni
Qui abbiamo fatto una cosa che, per chi si occupa di comunicazione, può sembrare quasi un sacrilegio.
Avevamo lavorato sui titoli delle formazioni con attenzione al copy. Erano belli, curati, coerenti con il progetto. , poi ci siamo accorte che non sempre gli associati li riconoscevano immediatamente.
Abbiamo quindi recuperato il linguaggio convenzionale che utilizziamo all’interno dell’associazione per identificare quelle formazioni.
Il titolo poteva essere meno creativo, ma permetteva di capire più velocemente cosa si stava scegliendo e abbiamo preferito quello.
Perché quando una persona deve orientarsi tra diverse possibilità, una parola familiare può essere più utile di un titolo brillante.
Anche l’iscrizione è stata ripensata
Abbiamo integrato form, presentazioni e video, cercando di accompagnare le persone nella fase di iscrizione attraverso strumenti diversi.
Non perché più strumenti siano automaticamente meglio.
Il punto era evitare di dare per scontato che tutti preferiscano ricevere, leggere e utilizzare le informazioni nello stesso modo.
Anche qui ci siamo trovate a guardare il percorso dal punto di vista di chi partecipa.
Noi conosciamo l’evento.
Conosciamo il programma, le persone coinvolte, le parole che utilizziamo.
Chi si iscrive deve invece costruirsi questo contesto partendo dalle informazioni che gli forniamo.
Abbiamo lasciato spazio alle esigenze individuali
Abbiamo dato maggiore evidenza anche alla possibilità di comunicarci eventuali esigenze individuali.
Non possiamo prevedere tutto quello che potrebbe servire a una persona.
Possiamo però fare in modo che sappia che può comunicarcelo.
Per chi organizza significa avere qualche informazione in più prima dell’evento e poter valutare come gestirla.
Per chi partecipa significa non dover necessariamente arrivare alla giornata dell’evento per scoprire se una propria esigenza può essere accolta.
La lente neuroinclusiva non ci sta chiedendo di costruire un evento completamente diverso, ci sta facendo riguardare quello che già facciamo.
Abbiamo cambiato alcune parole, aggiunto informazioni, utilizzato strumenti diversi e, in un caso, abbiamo persino scelto un titolo meno bello perché era più comprensibile.
Piccole modifiche?
Sì
… e quando organizzi un evento, sono proprio queste piccole decisioni che possono cambiare il modo in cui una persona riesce a orientarsi e partecipare.
Questo è solo il primo pezzo, il prossimo passaggio sarà capire cosa succede quando le persone arriveranno davvero.