Quando organizzi un evento, ci sono alcune informazioni che per te sono talmente ovvie da rischiare di non comunicarle nemmeno.
- Sai dove si trova la sala.
- Sai come si svolgerà la giornata.
- Sai che alle 10.30 ci sarà la pausa.
- Sai che dopo il pranzo ci sarà il workshop.
- Sai che il networking sarà libero.
Per chi organizza tutto questo fa parte del quadro generale, per chi arriva, invece, quel quadro spesso non esiste ancora.
Penso a una persona che riceve l’invito a una convention e trova scritto: registrazione dalle 9.00, inizio lavori alle 9.30, networking e light lunch.
Informazioni corrette, certo.
Ma cosa significa esattamente “networking”? Quanto durerà? Ci sarà qualcuno a guidarlo oppure ognuno farà come preferisce? Il pranzo sarà seduto o in piedi? La sala sarà molto affollata? Ci saranno attività in cui sarà necessario parlare davanti agli altri?
Sono dettagli che magari non cambiano minimamente il tuo modo di organizzare l’evento, ma possono cambiare parecchio il modo in cui una persona arriva a viverlo.
La prevedibilità non serve solo alle persone autistiche
Quando parliamo di neuroinclusività negli eventi, la prevedibilità è uno degli aspetti che vale la pena considerare.
Per alcune persone autistiche sapere in anticipo che cosa succederà, quali saranno i passaggi della giornata e che cosa ci si aspetta da loro può rendere l’esperienza più gestibile.
Questo non significa che dobbiamo mandare ai partecipanti un dossier di quaranta pagine, significa, più semplicemente, dare le informazioni che servono per orientarsi.
E qui secondo me c’è una cosa interessante: la stessa informazione può essere utile per motivi completamente diversi.
- Può servire a una persona autistica per prepararsi alla giornata.
- Può servire a chi non conosce la location e vuole capire come muoversi.
- Può servire a chi arriva da un’altra città e deve organizzare il viaggio.
- Può servire a chi ha una giornata piena di appuntamenti e vuole capire quanto tempo avrà a disposizione.
- Può servire anche a chi, semplicemente, preferisce sapere dove sta andando prima di uscire di casa.
Cosa possiamo comunicare prima di un evento?
Qui non serve inventarsi chissà cosa.
Possiamo raccontare come sarà la giornata, non soltanto quando comincia e quando finisce.
Per esempio, possiamo indicare con chiarezza:
- gli orari delle diverse attività;
- la durata prevista degli interventi;
- quando sono previste le pause;
- come sono organizzati i momenti di networking;
- se sono previste attività di gruppo;
- come raggiungere la sala e come orientarsi nella location;
- eventuali cambiamenti rispetto al programma iniziale.
Sono informazioni organizzative e proprio per questo, chi organizza eventi le possiede già.
La differenza sta nel decidere quali di queste informazioni possono essere utili anche a chi partecipa.
C’è una differenza tra informare e anticipare tutto
Questo per me è importante perchè un evento deve poter cambiare anche in corsa di evento.
Un relatore può avere bisogno di qualche minuto in più, una sala può cambiare, un’attività può essere modificata all’ultimo momento.
La progettazione neuroinclusiva non significa promettere una giornata immutabile.
Significa evitare, quando possiamo, che le persone debbano continuamente indovinare cosa sta succedendo.
Possiamo quindi comunicare una struttura chiara e, quando ci sono variazioni, spiegare cosa è cambiato.
Sembra una cosa piccola, però cambia il rapporto tra chi organizza e chi partecipa: non sto chiedendo alla persona di adattarsi continuamente a informazioni che arrivano all’ultimo momento, le sto dando gli elementi per orientarsi dentro l’esperienza.
Prima ancora di accogliere una persona, possiamo già farla sentire accolta
Questa è forse la parte che mi interessa di più.
L’accoglienza di un evento non comincia quando una persona entra dalla porta.
Comincia molto prima, da una mail, da un programma, da una pagina di iscrizione.
Da tutte quelle informazioni che ci permettono di arrivare sapendo un po’ di più cosa troveremo dall’altra parte e quindi, quando prepariamo il prossimo programma di un evento, possiamo fare un piccolo esperimento.
Leggerlo non con gli occhi di chi lo ha organizzato, ma con quelli di una persona che non sa ancora nulla di quella giornata.
Potremmo scoprire che alcune informazioni che per noi sono scontate, per chi partecipa non lo sono affatto e magari basta aggiungere una riga.
Non per complicare l’organizzazione, per renderla un po’ più attenta.