Il caso studio di Shake It: un percorso di un anno per passare da tutto nella testa a un metodo personale di pianificazione, gestione delle priorità e progettazione.
Quando un progetto cresce, cresce anche tutto quello che gli gira intorno.
Arrivano nuove responsabilità, appuntamenti, decisioni da prendere, attività da portare avanti e persone con cui coordinarsi. Nel frattempo, la vita personale e familiare continua ad avere i propri spazi e le proprie esigenze.
Come si tiene insieme tutto questo?
È la domanda da cui siamo partiti nel 2024, quando ho iniziato a lavorare con Fabio, titolare di Shake It, nel suo percorso di crescita da lavoratore dipendente a imprenditore.
Fabio doveva conciliare il lavoro da dipendente, lo sviluppo della propria azienda, gli appuntamenti, la vita personale e quella familiare.
Il suo sistema organizzativo? La memoria.
Niente agenda, nessun calendario strutturato. Le informazioni erano tutte nella sua testa, da ricordare e recuperare al momento giusto.
Abbiamo iniziato da qui, senza introdurre strumenti complessi e senza pretendere di cambiare tutto in una volta.
Il nostro obiettivo era costruire un metodo che funzionasse davvero nella sua quotidianità e che potesse evolvere insieme a lui e alla sua impresa.
1. Il calendario sulla porta: rendere visibile quello che prima era nella testa
Il primo passo è stato semplice: abbiamo iniziato a utilizzare un calendario da appendere alla porta.
Perché proprio un calendario?
Prima di organizzare le attività, avevamo bisogno di dare un posto agli impegni e renderli visibili.
Quando affidiamo tutto alla memoria, dobbiamo continuare a ricordare che cosa abbiamo da fare, quando dobbiamo farlo e a quali altri impegni dobbiamo prestare attenzione.
Un calendario esterno permette invece di osservare gli appuntamenti, vedere come si distribuiscono nella settimana e iniziare a prendere confidenza con il proprio tempo.
Che cosa è cambiato per Fabio?
Il primo cambiamento è stato portare le informazioni fuori dalla testa.
Il calendario è diventato un punto di riferimento concreto, accessibile e visibile. Un primo passo per passare dal ricordare gli impegni al poterli osservare e gestire.
Non avevamo ancora costruito un sistema completo, ma avevamo iniziato a creare le condizioni per farlo.
2. Dall’appuntamento alla pianificazione: imparare a prevedere il tempo
Con il tempo è emersa una nuova esigenza.
Sapere che cosa doveva fare era utile, ma serviva anche capire quanto tempo dedicare alle attività e come distribuire gli impegni.
Quando si porta avanti un progetto imprenditoriale mentre si mantiene un lavoro da dipendente, il tempo diventa una risorsa da gestire con particolare attenzione.
Un appuntamento occupa uno spazio preciso. Un progetto, invece, comprende tante attività diverse, alcune visibili e altre meno evidenti: preparare, organizzare, contattare persone, prendere decisioni, verificare e concludere.
Per questo siamo passati progressivamente all’utilizzo di un’agenda.
L’agenda ci ha permesso di lavorare su tre aspetti:
- Prevedere i tempi: stimare lo spazio necessario alle attività e inserirle nella pianificazione.
- Raccogliere le informazioni utili: avere a disposizione appuntamenti, promemoria e dettagli importanti.
- Distribuire gli impegni: osservare il carico di lavoro e capire come collocare le diverse attività.
Che cosa è cambiato per Fabio?
La pianificazione ha iniziato a diventare qualcosa di più della registrazione degli appuntamenti.
Il tempo è diventato uno spazio da progettare.
Questo significa poter valutare gli impegni prima di inserirne altri, considerare le attività necessarie per sviluppare Shake It e osservare come far convivere il progetto imprenditoriale con il lavoro e la vita personale.
L’agenda non serviva a riempire ogni casella, ma ad aiutare Fabio a prendere decisioni più consapevoli.
3. L’Agendario: svuotare la mente per fare chiarezza
A un certo punto, raccogliere gli appuntamenti non era sufficiente. Serviva uno spazio in cui mettere ordine anche tra idee, pensieri, attività da sviluppare e cose da ricordare.
Abbiamo utilizzato l’Agendario come strumento di svuota-mente e progettazione condivisa.
Il principio è semplice: prima raccogliamo, poi organizziamo.
Quando abbiamo tante cose in testa, tendiamo a considerarle tutte contemporaneamente. Un’idea per l’azienda si intreccia con una commissione personale, un appuntamento con una decisione da prendere e una cosa da ricordare con un’attività ancora da iniziare.
Mettere tutto per iscritto ci permette di osservare gli elementi separatamente e iniziare a capire che cosa richiede davvero attenzione.
Con l’Agendario abbiamo lavorato per:
- Svuotare la mente: raccogliere pensieri, idee, impegni e promemoria.
- Fare chiarezza: distinguere le attività concrete dalle idee da sviluppare e dalle informazioni da conservare.
- Individuare le priorità: scegliere che cosa affrontare prima e che cosa programmare in seguito.
- Progettare insieme: trasformare le riflessioni in attività e passi successivi.
Che cosa è cambiato per Fabio?
Le informazioni hanno iniziato a trovare una collocazione precisa, anziché rimanere tutte sullo stesso piano.
Svuotare la mente ha aperto lo spazio per decidere.
Una volta raccolte le cose da fare, diventava possibile valutarle, stabilire le priorità e scegliere come procedere.
L’Agendario non era un semplice quaderno da compilare, ma uno strumento per ragionare sul lavoro e trasformare le idee in azioni.
4. Le priorità: distinguere ciò che conta da ciò che occupa spazio
Quando si gestiscono più ambiti di vita e di lavoro, ogni attività sembra avere una ragione per essere importante.
Il progetto imprenditoriale richiede attenzione, il lavoro da dipendente ha le proprie responsabilità e la vita familiare presenta impegni che meritano spazio.
Il rischio è cercare di tenere tutto attivo contemporaneamente, con la sensazione di dover fare sempre qualcosa.
Per questo abbiamo lavorato sulla definizione delle priorità.
Il punto di partenza era imparare a distinguere:
- ciò che richiedeva un’azione concreta;
- ciò che aveva una scadenza precisa;
- ciò che poteva essere pianificato più avanti;
- le idee da conservare per svilupparle nel momento opportuno.
La raccolta delle informazioni e la pianificazione ci hanno permesso di creare le condizioni per fare queste valutazioni con maggiore chiarezza.
Che cosa è cambiato per Fabio?
La possibilità di osservare gli impegni nel loro insieme ha favorito una visione più consapevole delle attività da affrontare.
Organizzarsi ha iniziato a significare anche scegliere.
Per un imprenditore è un passaggio importante: ogni decisione su come utilizzare il proprio tempo influenza anche il modo in cui si sviluppa il progetto aziendale.
5. Un anno e mezzo di lavoro: sperimentare, modificare, ripartire
Il percorso con Fabio è durato circa un anno e mezzo, alternando periodi di lavoro più continuativi a momenti di pausa.
Questo aspetto merita attenzione, perché spesso immaginiamo che un cambiamento organizzativo segua una linea retta: individuiamo il problema, scegliamo lo strumento e da quel momento tutto funziona.
La realtà è più interessante.
Uno strumento deve essere provato nella quotidianità. Occorre capire se è comodo, se risponde alle esigenze reali e se riesce a integrarsi nelle abitudini di lavoro.
A volte una soluzione funziona bene per un periodo e poi emerge una nuova esigenza. Altre volte serve rivedere il metodo, semplificarlo o riprendere un passaggio precedente.
Per questo il nostro percorso ha lasciato spazio alla sperimentazione e al confronto.
Le pause sono state parte del processo, perché imparare a organizzarsi significa anche avere il tempo di osservare che cosa succede quando si applicano le strategie nella vita reale.
Che cosa ci insegna questa esperienza?
Che un metodo organizzativo efficace si costruisce progressivamente.
Non basta scegliere un’agenda: bisogna imparare a utilizzarla per prendere decisioni, pianificare attività e gestire le informazioni.
Non basta scrivere una lista: bisogna capire come trasformarla in azioni sostenibili.
E non basta avere un piano: occorre lasciargli lo spazio per evolvere insieme alle esigenze della persona e dell’impresa.
Imparare, disimparare e reimparare
C’è un concetto che accompagna spesso il mio lavoro: la metacognizione, cioè la capacità di osservare e riflettere sul proprio funzionamento cognitivo.
Quando impariamo a organizzarci, impariamo anche a riconoscere come gestiamo le informazioni, come prendiamo decisioni e quali strategie ci aiutano davvero.
Questo significa essere disponibili a sperimentare nuovi strumenti, rivedere abitudini consolidate e costruire modalità più adatte alle esigenze del momento.
In altre parole, imparare, disimparare e reimparare.
Per farlo servono tempo, pazienza e consapevolezza.
Il mondo del lavoro è sempre più complesso: aumentano le informazioni da gestire, le responsabilità da coordinare e le decisioni da prendere.
Per questo la capacità di rivedere il proprio metodo è una risorsa importante per accompagnare la crescita professionale e imprenditoriale.
Da dove puoi partire anche tu?
Se ti riconosci nella situazione iniziale di Fabio, puoi provare a fare qualche piccolo passo.
- Raccogli tutto in un unico posto: scrivi gli impegni, le idee e le cose che continui a cercare di ricordare.
- Utilizza un calendario: rendi visibili gli appuntamenti e osserva come si distribuiscono nella settimana.
- Prevedi il tempo necessario: considera anche le attività che servono per preparare e concludere un lavoro.
- Individua le priorità: scegli quali attività affrontare e quali programmare in seguito.
- Sperimenta il tuo metodo: verifica che cosa funziona e concediti il tempo per modificarlo.
Non serve rivoluzionare tutto in una giornata. Puoi partire da un calendario, un quaderno e qualche minuto dedicato a fare chiarezza.
Il percorso di Fabio ci ricorda che organizzarsi non significa riuscire a fare tutto, ma costruire le condizioni per scegliere come utilizzare il proprio tempo e le proprie energie.
Perché, quando un progetto cresce, anche il nostro modo di lavorare ha bisogno di evolvere.
